YİYECEK İÇECEK DEPARTMANI YILLIK FAALİYET BÜTÇESİ HAZIRLAMA

Yiyecek içecek departmanı bütçeleri hazırlanırken dikkat edilecek nokta departmanın satışlarının üniteler bazında açıkça gösterilmesi, ayrıca her tür satış kaleminin, dayanaklarını da teşkil edecek şekilde istatistik verileri de içermesidir. Kahvaltı, Öğle yemeği ve Akşam yemeği rakamları, yani pansiyonlar odaların hazırladığı bütçeden alınacak rakamlar oldukları için, öncelikle oda fiyatlarının içerisinden alınıp, yiyecek içecek departman bütçesine dahil edilmelidir. Fakat burada öncelikle yapılması gereken kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeği kişi başı maliyetlerinin ortaya konulması ve belli bir maliyet/satış yüzde oranını kullanarak satış fiyatlarını tespit etmek ve ona göre odalar bütçesindeki istatistiki rakamlarda kullanılarak yiyecek içecek bütçesine dahil edilmelidir. Aynı şekilde odalar departmanı da bu yiyecek içecek departmanı bütçesinde olması gereken rakamları kendi bütçelerine dahil etmemeli, Oda fiyatı olarak, belirlenen fiyat/ların içerisinden oda fiyatına dahil olnan unsurlar çıkartılmalıdır.

Kahvaltı, Öğle yemeği ve akşam yemeği satış rakamları Odalar departmanı BB,HB,FB tahminlerinden yararlanılarak hazırlanmalıdır. Odalar bölümü tahminleri hazır değil ise Yiyecek içecek bütçesinin de bu kısmı hazır oluncaya kadar bekletilmelidir, Oda satış tahminleri hazır olduktan sonra bu kısmın hazırlanması yoluna gidilmelidir.

Yiyecek içecek departmanı extra gelirlerini üniteler bazında ve kişi/kuver olarak istatistiklerle destekleyerek hazırlamalıdır. Bu çalışmalarını yaparken hem odalar departmanının hazırladığı doluluk oranlarından ve hem de mali işler den alacağı geçmiş verilerden de yararlanarak ileri dönemde hangi birimde kaç kişi/kuver olarak ve ortalama ne fiyattan olacak şekilde yiyecek içecek gelirlerini planlamalıdır. Pansiyonlar ve extra yiyecek içecek gelirlerinin dışında banquet/ziyafet gibi faalietleri de varsa banquet lerinde detaylı bir şekilde projeksiyonlanması gerekir. Yani hangi salonda ne tip organizasyon ve kaç kişiyle, ortalama ne fiyattan yapacaklarını salon kapasite kullanım oranlarına göre ay bazında hazırlanmalıdır.Bunların dışında salon kirası vs. gelirleri var ise onlarda planlanmalıdır.

Yiyecek içecek bütçesinin gelirler ile ilgili kısımları tamamlandıktan sonra giderler ile ilgili kalemler planlanmalıdır. Planlanan gelirleri kaç personelle hizmet vererek elde edeceğinizi ay ay planlanan iş durumuna göre ve salonlarda görev yapmasını tasarlayacağınız personel sayısına göre ve personellerin maaş (brüt+diğer) durumlarına göre, Personel ve ya mali işler birimleriyle de koordineli bir şekilde çalışarak tahminleyebilirsiniz.

Aynı şekilde yiyecek içecek malzeme maliyetlerinizi (Cost) de mali işler birimine bağlı cost control birimiyle koordineli çalışarak ve ileriye yönelik olası fiyat değişimlerini de dikkate alarak tahminleyebilirsiniz.

Gelirlerinizi planlarken kuverden bahsettik. Genel de kuver konusunda bir yanlış anlaşılma vardır. Bunu düzeltmeden geçmeyelim. Oda şu, restoranınızda 4 kişilik bir masa var ve masada 4 kişi oturuyor, fakat sadece 1 kişi kola içiyor diyelim. Diğer kişiler herhangi bir yiyecek ya da içecek almıyor, genelde siparişi alırken servis görevlisi arkadaşlar order a kuveri 1 olarak geçmekteler. Bu çok yanlış ve yanıltıcı bir uygulama. Çünkü 4 kişilik masanız işgal edilmiş durumda, yani siz 1 kişi ye 1 kola satmış olmuyorsunuz, 4 kişiye 1 kola satmış oluyorsunuz. Yani bu masanın average beverage check'i bir kola fiyatının 1/4 kadar. Diğer türlü 1 kuver 1 kola dendiği zaman servis görevlisi tarafından, yiyecek içecek aysonu raporlarının hazırlanmasına kadar hem kuver sayıları ve hemde ortalama kuver fiyatları yanıltıcı olur. Yapılacak yorumlarda da yanılgı payı çok yüksek olur çünkü 1 kişiye 1 kola satmanın yorumuyla, 4 kişiye 1 kola satmanın yorumu arasında çok fark vardır. 30 kişinin olduğu salonda 10 kişiye 10 kola satıp ort kuveri 1 kola fiyatı olarak görmek yiyecek içecek müdürünün herhangi bir önlem almasını gerektirmez ama 30 kişiye 10 kola satıldığını görmek ise, ortalama kuver fiyatını 1/3 kola fiyatına çekeceğinden derhal önlem almaya iter. Çünkü şu tespitte bulunabilir; "müşteri var fakat mevcut müşteriye yeterli satış yok!" dolayısıyla bunun nedenlerini ivedilikle araştırıp bir takım kararlar verebilir. Bu bakımdan sağlıklı bir kuver tespit edilmesi konusu en başta atlanmaması gereken bir konudur. Dolayısıyla bütçelere de kuverler ve rakamlar aynı şekilde yansımalıdır ki gerçekleşenle yan yana koyulabilsin.

Aynı şekilde departmanın diğer giderleri de planlanarak bütçe onaya hazır hale getirilir. Ancak bir diğer konu yiyecek içecek departmanının diğer giderler kalemi içerisinde yer alan "müzik ve eğlence" şayet banquet/ziyafetler için tutulan müzisyenleri kapsıyor ise sorun yoktur. Fakat karar vermesi F&B müdürünü aşan büyük sanatçı konserlerini kapsıyor ise bu tip giderlerin F&B departmanından ziyade dağıtılmayan masraflarda yer alabilecek "müşteri eğlenceleri/guest entertainment" kaleminin altında yer alması çok daha doğrudur. Bu tip masraflar tabiki F&B departmanının gelirlerini arttırıcı yönde etki yapacaktır ama diğer departmanların gelirlerini arttırma yönünde tanıtım maksatlı etkileri de olabilir. Bunun yanında zarar riski yokmudur, tabiki vardır. Sorumluluk muhasebesi de bunu gerektirir. Yani karar veren sorumlu olmalıdır. Şayet bu tip büyük konserlerin kararını vermek F&B müdürünün yetkileri dahilinde ise o zaman tabiki F&B bütçesinde görünmesinde yarar vardır. Son olarak bütçelediğiniz rakamların kdv hariç rakamlar olması gerektiğini belirterek konuyu bağlayalım.

Yiyecek içecek departmanı ciroları yüksek, masrafları yüksek, kar marjları ise satışlarına oranla düşük olan hassas bir departmandır. En küçük olumlu ya da olumsuz sapmaların karlılık neticelerini +/- yönde süratle değiştirdiği bir departmandır. Bu bakımdan departmanın başındaki arkadaşların, mali işler birimleriyle çok sıkı bir koordinasyon içinde olmaları ve departmanlarının gidişatını sadece ay sonlarında değil, çok daha sık takip etmeleri gerekir.

Daha Fazlası Ve Dateylar İçin İletişim Kurunuz...